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Ratgeber für Firmenevents:
Das Firmenjubiläum

Besteht Ihr Unternehmen seit 10 Jahren, 25 Jahren oder länger? Dann ist es höchste Zeit für eine Jubiläumsfeier. Doch was müssen Sie bei der Planung beachten und wie feiert man ein Firmenjubiläum überhaupt? Unser Ratgeber liefert Ihnen dazu ein paar Ideen und Tipps.

Steht ein Firmenjubiläum an, kommen viele Unternehmer ins Grübeln, ob eine Jubiläumsfeier eher als Chance oder als Belastung anzusehen ist. Wieder und wieder hört man "der Aufwand lohnt sich nicht" oder "eine Jubiläumsfeier ist viel zu teuer". Fraglos ist die sorgfältige Planung und Veranstaltung von Firmenevents immer aufwendig und zeitraubend. Aber: Ein Firmenjubiläum ist immer auch als PR-Arbeit und Imagepflege für Ihr Unternehmen anzusehen. Folglich sollte man Firmenjubiläen nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance ansehen.
Ein Firmengeburtstag ist auch der optimale Zeitpunkt für eine unternehmerische Standortanalyse und erforderliche Veränderungen im Corporate Design oder der Zielsetzung Ihres Unternehmens.

Gratulation

Sehen Sie das Jubiläum als effektive Marketing-Massnahme! Unter allen möglichen Firmenevents bieten gerade Jubiläumsfeiern perfekte Möglichkeiten, um eine breite Öffentlichkeit zu erreichen und die Popularität Ihres Unternehmens und seiner Produkte oder Dienstleistungen zu steigern. Geschäftsbeziehungen können vertieft und die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten gepflegt werden. Deshalb: Nutzen Sie das Firmenjubiläum um Ihre Philosophie oder Werbebotschaft öffentlichkeitswirksam zu vermitteln! Und nicht zuletzt stärkt so ein Event den Teamgeist und die Motivation Ihrer Mitarbeiter, denn der Unternehmenserfolg ist schliesslich auch ihr Verdienst.

 

Welches Jubiläum ist eine Feier wert?

Generell bietet sich eine Reihenfolge von Jahrestagen an, nach denen Sie sich richten können. Besondere Jahrestage sind alle Vielfachen von 10, 25, 50 oder 100. Das Jubiläum ist umso bedeutender, durch mehr der vorgenannten Zahlen es teilbar ist.
Folgende Jubiläen sind demnach zu empfehlen und werden traditionell auch gerne gefeiert:

  • 10 Jahre: Das kleinste Jubiläum, aber durchaus eine schöne Feier wert.
  • 25 Jahre: Das erste "echte" Jubiläum sollte dementsprechend auch opulenter gefeiert werden.
  • 50 Jahre: Eine Pflichtveranstaltung für jedes Unternehmen. Ein Festakt ist Pflicht.
  • 100 Jahre: Der Klassiker und ein echter Meilenstein in der Firmengeschichte.
  • 125, 150, 175,... Jahre: Festliche Firmenevents im 25-Jahre-Rhythmus.

 

Die Planung: das A und O erfolgreicher Firmenevents

Eine frühzeitige Planung ist die beste Voraussetzung für den vollen Erfolg. Eine Faustformel besagt, dass man pro 50 Jahre ein Jahr Vorbereitung rechnen muss. Ohne Zweifel sollten Sie aber bereits ein gutes Jahr vor dem Termin damit beginnen.

Tipps zur Planung:

MottoGeben Sie Ihrem Jubiläum ein Leitthema! Ein "Wir feiern 50-jähriges Firmenjubiläum" ist eindeutig zu wenig. Dahinter sollte ein Motto oder ein Slogan stecken. Wofür stehen wir? Was ist die Philosophie und das Motto unseres Unternehmens? Das Leitthema als Motto oder Slogan gibt Ihrem Firmenjubiläum ein klares Profil und sollte sich als als roter Faden durch alle Massnahmen ziehen und auch bei allen Marketingaktionen kommuniziert werden.

BrainstormingHolen Sie direkt bei Planungsbeginn alle Mitarbeiter mit ins Boot. Das stärkt den Teamgeist und führt oft zu überraschenden Ideen. Bestimmen Sie die Projektverantwortlichen aus den verschiedenen Abteilungen. Diese legen dann fest, wer was, wann, wie, wo und womit macht. Überlegen Sie, was das Unternehmen alleine auf die Beine stellen kann und wo möglicherweise externe Hilfe erforderlich ist.

GästelisteErstellen Sie eine Gästeliste! Wer soll am Jubiläum teilnehmen? Gute Vorschläge kommen oft von den eigenen Mitarbeitern. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Gästeliste vor allem folgende Gruppen: Belegschaft und Familie, Kunden, Geschäftspartner, Vertreter der Behörden, Kammern und Verbände, Politiker, lokale Presse, Radio und Fernsehen. Bedenken Sie: Alle Teilnehmer müssen schriftlich und frühzeitig eingeladen werden! Speziell die wichtigsten Gäste sollten ihre Einladungen möglichst früh erhalten, damit sie am Jubiläumstag auch wirklich Zeit haben.
Und vor allem: Aktualisieren Sie die Teilnehmerliste regelmässig!

JubiläumsfeierSammeln Sie Ideen für mögliche Aktivitäten. Dies kann beispielsweise ein Tag der offenen Tür mit Vorträgen, Infoständen und einem begleitenden Unterhaltungsprogramm oder auch ein Festakt mit der Prominenz und Politikern aus der Region, dem Landtag oder der Regierung sein. Besorgen Sie Geschenke für Gäste und Mitarbeiter und eine Führung durch den Betrieb darf auf keinen Fall fehlen. Ehren Sie verdiente und langjährige Mitarbeiter.
Lassen Sie vor allem keine Langeweile aufkommen. Gestalten Sie das Programm kurzweilig und zugleich informativ für die Gäste. Berücksichtigen Sie Erholungsphasen, also nicht ein Programmpunkt nach dem anderen. Sorgen Sie für ausreichend Parkplätze und Platz für die Garderobe.
Bei den vielen Möglichkeiten ist Einfallsreichtum gefragt. Lassen Sie sich von erfolgreichen Firmenjubiläen inspirieren oder holen Sie sich Unterstützung von einer spezialisierten Eventagentur ins Haus. Wichtig ist, welches Ziel Sie erreichen möchten und dass die Aktionen zum Image Ihres Unternehmens passen.

Journalisten / PresseRühren Sie die Werbetrommel! Die lokale Presse ist für die werbewirksame Berichterstattung über das Firmenjubiläum unbedingt erforderlich. Auch hier gilt: Informieren Sie die Medien am besten schon am Anfang des Jubiläumsjahres. Publizieren Sie regelmässig Mitteilungen für Presse, Radio und eventuell auch das Fernsehen. Oder bieten Sie Fototermine oder Werksbesichtigungen an! Denn: Eine gute Presseresonanz ist für Sie und Ihr Unternehmen die beste Werbung - und vor allem gratis und mit höchster Leseraufmerksamkeit.
Kommunizieren Sie Ihr Jubiläum auf allen Kanälen: Mit Mailings, Flyern, Postwurfsendungen, Anzeigen und über Soziale Medien. Natürlich dürfen hier Ihr (Jubiläums-) Logo und Motto nicht fehlen!

BudgetPlanen Sie mit einem festen Budget! Eine erfolgreiche Feier erfordert eine genaue Kostenkalkulation. Erstellen Sie zu Beginn der Finanzplanung eine Liste aller möglichen Kostenfaktoren. Bei einem Firmenjubiläum sind dies üblicherweise: Catering, Dekoration, Drucksachen, Gebühren, Geschenke, Honorare, Logistik, Technik, Telefon und Porto, Personalkosten, Unterhaltungsprogramm und Werbung. Bilden Sie eine Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben, indem Sie nur 80 % Ihres Budgets verplanen! Die regelmässige Budget-Kontrolle ist Pflicht. Kleiner Tipp: Sie sparen effektiv, wenn Ihre Steuerfachleute oder Steuerberater schon zu Beginn eine Liste der abzugsfähigen Ausgaben erstellen.

 

Die Festschrift

Hier lautet die Devise: "Lieber keine, als eine schlechte Jubiläumsschrift"! Gerade bei einem Firmenjubiläum ist die Festschrift von grosser Bedeutung und sie sollte effektiv darstellen, wie Ihr Unternehmen entstanden ist und zu heutiger Grösse heranwuchs. Daher: Investieren Sie ausreichend Zeit in die Konzeption Ihrer Festschrift! Planen Sie ruhig eine grosszügige Auflage!

Praxisnahe Tipps:

Weniger ist mehr: Eine Festschrift ist kein Telefonbuch! 15 bis 30 Seiten, je nach Bedeutung von Jubiläum und Unternehmen, sind völlig ausreichend. Es genügt, wenn Sie die Firmengeschichte kurz tabellarisch skizzieren.
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Beleben Sie Ihre Jubiläumsschrift mit Fotos und Grafiken; auch Infografiken kommen sehr gut an. Nutzen Sie eine Infografik zur Darstellung komplexer Zusammenhänge, wie z.B. Zeitlinien. Das lockert den Text auf und weckt Aufmerksamkeit!
Stellen Sie Ihre Belegschaft durch Reportagen oder die Darstellung einzelner Abteilungen Ihrer Firma vor! Lassen Sie sie selbst zu Wort kommen! Vor allem langjährige Mitarbeiter kennen den Betrieb und seine Geschichte und Besonderheiten in- und auswendig.
Gestalten Sie die Festschrift in Ihrem Corporate Design! Legen Sie besonderen Wert auf das Deckblatt. Ein aussergewöhnliches "Cover" macht neugierig! Sie könnten dafür beispielsweise ein Foto, Dokument oder eine Zeitung aus der "Gründerzeit" nutzen.
Verharren Sie nicht in der Vergangenheit! Geben Sie auch einen Ausblick auf zukünftige Vorhaben und Ziele.
Stellen Sie die Festschrift als Pdf oder Ebook auf Ihrer Website für Jedermann zur Verfügung.

 

Der Festtag

Stehen Gäste, Termin und Leitthema der Veranstaltung fest, geht es an die Auswahl der Location. Prinzipiell können Sie von der leergeräumten Werkshalle über ein gemietetes Festzelt mit Catering bis zur eleganten Festhalle die Szenerie frei wählen. Die Suche nach einer geeigneten Location gestaltet sich aber oft schwieriger als gedacht, zumal die "guten" Locations meist Monate im Voraus reserviert werden müssen. Gehen Sie also auf "Nummer sicher" und buchen Sie mind. ein halbes Jahr, besser aber 1 Jahr, im Voraus.

Umrahmen Sie die Reden des offiziellen Festakts mit anspruchsvoller Musik. Hier gilt: "Nicht zu viele und keine langen!" Lassen Sie nur Redner zu Wort kommen, die auch etwas über Ihr Unternehmen zu sagen haben.

Planen Sie für den Festtag eine originelle Jubiläumsaktion: Stellen Sie beispielsweise ein spezielles Jubiläumsprodukt her, gründen Sie eine Stiftung, pflanzen Sie einen Baum oder spenden Sie einfach Geld für einen guten Zweck! Eine Jubiläumsaktion belebt das Programm und ist zudem gut für Ihr Firmenimage!

Stellen Sie für anwesende Journalisten Ihre Pressemappe zusammen. Diese können Sie einfach selbst erstellen und mit allen Inhalten sowie Zusatzmaterial füllen. Nicht anwesende Pressevertreter bekommen diese per Post. Die Pressemappe enthält auf jeden Fall die Unternehmensgeschichte, die Biografie des Gründers und ggf. des jetzigen Inhabers, sowie ein Blatt mit allen Fakten zum Unternehmen. Natürlich müssen Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen oder Sie einen "Pressesprecher" als Ansprechpartner für die Presse zur Verfügung stellen.

 

Der Jubiläumsverkauf

Ein Firmenjubiläum feiern und gleichzeitig Geld verdienen? Dieser lukrative Gedanke ist seit 2004 gesetzlich erlaubt. Bis dahin waren Jubiläumsverkäufe nur alle 25 Jahre erlaubt. Frühere Einschränkungen sind weggefallen und Jubiläumsverkäufe dürfen unbeschränkt durchgeführt werden.
Jubiläumsverkäufe können sogar anlässlich persönlicher Jubiläen stattfinden, wie ein runder Geburtstag des Inhabers oder die Silberhochzeit der Unternehmensgründer. Es kann auch ein Jubiläum, das sich nur auf eine Filiale bezieht, zum Anlass für einen Sonderverkauf genommen werden. Und die zeitliche Beschränkung ist auch entfallen. Es können unbegrenzt Preisnachlässe oder Rabatte gewährt werden.

 

Die PR-Agentur

Wer ist der geeignete Partner für die erfolgreiche Organisation eines Betriebsjubiläums? Sollten Sie sich als Unternehmer für einen externen Organisationshelfer und Ideenlieferanten entscheiden, ist die sorgfältige Auswahl immens wichtig. Es gibt verschiedene Wege, um eine geeignete PR-Agentur zu finden. Empfehlungen von Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern sind hier oft besonders effektiv.

Tipps zum Umgang mit PR-Agenturen:

KIommunizieren Sie klar und präzise Ihre Erwartungen und Anforderungen für Ihr Firmenjubiläum ar und fassen Sie Ihre Vorstellungen schriftlich in einem Konzept zusammen! Klären Sie frühzeitig die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit! Auch eine PR-Agentur braucht eine grosszügige Vorlaufzeit. Feste Budget-Vorgaben helfen dabei, kreative und umsetzbare Ideen auszuarbeiten.
Behalten Sie die Fäden in der Hand! Auch wenn die PR-Agentur sehr professionell und selbstständig arbeitet sowie eigene Ideen, Konzepte und Vorstellungen einbringt, so arbeitet sie letzten Endes doch in Ihrem Auftrag. Deshalb: Melden Sie sich, wenn Sie mit einzelnen Arbeitsschritten nicht zufrieden sind!